Jeśli już złożyłeś swoją aplikację i chciałbyś edytować dane osobowe, kliknij na poniższy link:  https://polarispoland.selectrakonline.com/recruitment/portal/myjobs.aspx?CL=1045

POLARIS

STANDARDY OCHRONY DANYCH KANDYDATÓW NA PRACOWNIKÓW

Prosimy zapoznać się z pełną treścią Standardów Ochrony Danych Kandydatów na Pracowników Polaris ("Standardy" lub "Standardy Polaris"). Poprzez kliknięcie na przycisk „Dalej” (Continue) znajdujący się w dolnej części ekranu, wyrażają Państwo zgodę na warunki niniejszej polityki.

Wstęp i definicje

Polaris Poland Sp. z o.o., z siedzibą przy placu Piłsudskiego 1, 00-078 Warszawa, Polska („Polaris”) oraz jej podmioty zależne ustanowiły i stosować będą niniejsze Standardy jako minimalny standard zgodności w celu zapewnienia odpowiedniej i wystarczającej ochrony danych osobowych przedłożonych przez kandydatów na pracowników Polaris. Dane osobowe przedłożone przez Państwa naszej firmie w procesie ubiegania się o pracę w Polaris („Dane Kandydatów” lub „Dane”) będą wykorzystane dla celów rekrutacji. Definicja Danych Kandydatów obejmuje wszelkie dane osobowe przedłożone przez Państwa lub inne osoby (w imieniu Państwa lub Polaris) w związku z prcesem ubiegania się o pracę w Polaris. Dane Kandydatów będą podlegać ochronie zgodnie z poniższymi Standardami Polaris oraz obowiązującymi przepisami. W przypadku, gdy przepisy lokalne będą bardziej rygorystyczne, aniżeli niniejsze Standardy, pierwszeństwo będą mieć przepisy lokalne, w przeciwnym razie, obowiązywać będą niniejsze Standardy. Termin „przetwarzanie” dotyczy wszelkich czynności wykonywanych przy użyciu Danych Kandydatów, w sposób automatyczny, częściowo lub w całości, np. zbieranie, zapisywanie, porządkowanie, przechowywanie, modyfikacja, wykorzystywanie, ujawnianie lub usuwanie takich danych. O ile nie określono inaczej, niniejsze Standardy nie będą stanowić części umowy o pracę zaoferowanej nowo zatrudnionym pracownikom (jeżeli dotyczy).

Wyrażenie zgody

Poprzez złożenie Danych Kandydatów wyrażają Państwo zgodę i potwierdzają, że:

W celu rozpoczęcia procesu rekrutacji wymagana jest Państwa zgoda. Jeżeli akceptują Państwo wytyczne dotyczące zachowania prywatności zawarte w niniejszym dokumencie, prosimy kliknąć na przycisk Dalej znajdujący się w dolnej części ekranu.

Standardy przetwarzania Danych Kandydatów

Polaris przestrzega przepisów dotyczących prawa do prywatności oraz ochrony interesów wszystkich osób. W procesie przetwarzania Danych Kandydatów Polaris będzie stosować się do następujących zasad:

Rodzaje Danych oraz Dane Wrażliwe

Rodzaje Danych Kandydatów:

Pomimo, że przedłożenie Danych Kandydatów jest dobrowolne, wymagane jest ono dla celów rekrutacji.  Polaris przetwarzać będzie Dane Kandydatów zgodnie z postanowieniami Art. 22(1) polskiego kodeksu pracy.

Jeżeli Polaris będzie wymagać dostarczenia Danych Wrażliwych (np. dane dotyczące pochodzenia etnicznego lub rasy, dane na temat przekonań politycznych, religijnych czy opinii politycznych, dane na temat członkostwa w związkach zawodowych, dane dotyczące stanu zdrowia czy karalności), będzie przetwarzać takie dane wyłącznie w zakresie dozwolonym przez prawo. Ponadto Polaris powiadomi daną osobę o gromadzeniu i przetwarzaniu takich danych. Zapewnione zostaną środki ochrony i bezpieczeństwa (np. urządzenia ochrony fizycznej, kodowanie oraz ograniczenia dostępu) w zależności od rodzaju takich kategorii danych oraz ryzyka związanego z zamierzonym ich wykorzystaniem.

Zbieranie oraz cele przetwarzania Danych

Kandydaci mogą przekazywać Polaris swoje Dane na różne sposoby. Sposoby te mogą obejmować: (a) przedłożenie Danych Kandydatów poprzez Internet; dane takie zostaną przetworzone przez zewnętrznego usługodawcę w bazie elektronicznej znajdującej się w USA i udostępnianej uprawnionym pracownikom Polaris; lub (b) w formie wniosku o pracę firmy Polaris.  Polaris i inne podmioty Polaris uprawnione do otrzymywania Danych Kandydatów przetwarzać będą takie Dane w związku z uzasadnionymi procesami kadrowymi. Takie Dane przetwarzane będą w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami. Polaris przetwarzać będzie Dane Kandydatów w następujących celach:  identyfikacja i/lub ocena kandydatów na stanowiska pracy w Polaris; podejmowanie decyzji w sprawie zatrudnienia danej osoby; prowadzenie poprawnych zapisów dotyczących procesu zatrudnienia; analiza procesu zatrudnienia i jego wyników ("Cele"). Państwa Dane udostępnione zostaną i będą przetwarzane przez osoby zaangażowane w proces rekrutacji w firmie Polaris, które faktycznie wymagają takiego dostępu i możliwości przetwarzania.

Bezpieczeństwo i poufność

Podmioty Polaris dokładają wszelkich starań, aby zapewnić techniczną, fizyczną i organizacyjną ochronę Danych Kandydatów w celu uniemożliwienia nieuprawnionego dostępu, niezgodnego z prawem przetwarzania, przypadkowej utraty, uszkodzenia lub nieuprawnionego zniszczenia takich danych.

Sprzęt i bezpieczeństwo informacji

W celu uniemożliwienia nieuprawnionego dostępu do Danych Kandydatów przez osoby spoza Polaris, wszystkie Dane Kandydatów przechowywane będą przez Polaris w formie elektronicznej w ramach systemów chronionych przez bezpieczną architekturę sieci zawierającą zapory sieciowe (firewalls). Tworzone będą regularnie kopie bezpieczeństwa wszelkich Danych Kandydatów przechowywanych na serwerach (tzn. dane takie będą zapisywane na oddzielnych nośnikach) w celu zapobieżenia nieumyślnemu usunięciu czy zniszczeniu takich danych. Serwery umieszczone są w pomieszczeniach wyposażonych w pełne systemy bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej i reagowania.

Ochrona dostępu

Polaris umożliwia dostęp do wewnętrznych systemów, w ramach, których przechowywane są Dane Kandydatów wybranym, uprawnionym użytkownikom, którym przydziela się niepowtarzalne ID oraz hasła. Dostęp do Danych Kandydatów mają wyłącznie osoby, które wymagają takiego dostępu w ramach pełnienia obowiązków służbowych (np. kierownik działu kadr może potrzebować dostępu do danych teleadresowych Kandydatów w celu umówienia się na rozmowę kwalifikacyjną). Powyższe wymogi obowiązywać będą również w przypadku zewnętrznych administratorów, którzy mogą mieć dostęp do określonych Danych Kandydatów zgodnie z postanowieniami poniższego punktu dotyczącego Odbiorców Danych.

Szkolenia

Polaris przeprowadzi szkolenia dotyczące zgodnego z prawem i właściwego przetwarzania Danych Kandydatów, ochrony i aktualizacji danych oraz zachowania w poufności Danych, do których mają dostęp pracownicy.

Odbiorcy Danych

Pozostałe podmioty Polaris

Polaris dokłada wszelkich starań, aby zapewnić skuteczną i odpowiednią ochronę Danych Kandydatów, które są przetwarzane przez podmioty Polaris i/lub przekazywane pomiędzy nimi. Podmiotami Polaris, które mogą przetwarzać Dane Kandydatów są Polaris Polska Sp. z o.o. and Polaris Industries Inc. Przekazanie Danych Kandydatów innemu podmiotowi Polaris stanowi transfer pomiędzy dwoma różnymi podmiotami, co oznacza, że nawet w przypadku wymiany danych wewnątrz grupy, transfer taki będzie przeprowadzony wyłącznie wtedy, gdy będzie to zgodne z przepisami obowiązującymi w danym kraju (oraz wyłącznie za zgodą Kandydata) i jeżeli:

Podmioty spoza Polaris

Polaris może od czasu do czasu przekazywać Dane Kandydatów wybranym podmiotom zewnętrznym zatrudnionym w celu świadczenia określonych usług związanych z zatrudnieniem w imieniu Polaris. Takie podmioty zewnętrzne mogą przetwarzać dane zgodnie z instrukcjami Polaris lub podejmować decyzje w sprawie takich danych w ramach świadczenia usług. Polaris zawsze będzie wybierać rzetelnych usługodawców, którzy zobowiążą się w ramach umowy lub w inny wiążący i dozwolony sposób, zapewnić odpowiednią ochronę i bezpieczeństwo danych. Polaris zobowiąże takich zewnętrznych usługodawców do działania zgodnie z niniejszymi Standardami lub też do zapewnienia ochrony Danych Kandydatów na takim samym poziomie, jaki obowiązuje w Polaris. Tacy wybrani usługodawcy zewnętrzni będą mieć dostęp do Danych Kandydatów wyłącznie w celu świadczenia usług wymienionych w danej umowie o usługi. Jeżeli Polaris stwierdzi, że usługodawca nie wypełnia powyższych zobowiązań, niezwłocznie podejmie właściwe działania.

Polaris może być zobowiązana do ujawnienia określonych Danych Kandydatów podmiotom zewnętrznym (1) zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. na rzecz urzędu skarbowego lub ZUS); (2) w celu ochrony praw przysługujących Polaris (np. w procesie obrony przed sądem); lub (3) w przypadku zagrożenia zdrowia lub bezpieczeństwa Kandydata (np. w przypadku pożaru).

Marketing bezpośredni

Polaris nie będzie ujawniać Danych Kandydatów na zewnątrz swojej organizacji w celu oferowania Kandydatom jakichkolwiek produktów czy usług do użytku prywatnego czy domowego („marketing bezpośredni”) bez uprzedniej zgody Kandydata. Ograniczenia określone w niniejszym punkcie mają zastosowanie wyłącznie wobec danych teleadresowych uzyskanych w procesie ubiegania się o pracę w Polaris. Nie będą miały one zastosowania wobec danych teleadresowych uzyskanych w ramach relacji z konsumentami czy klientami.

Prawa osób, których dotyczą dane

Wszelkie osoby mają prawo do zasięgania informacji na temat rodzaju ich Danych przechowywanych lub przetwarzanych przez Polaris lub inne podmioty Polaris. Zapewnimy Państwu dostęp do Danych Kandydatów zgodnie z przepisami obowiązującymi w Państwa kraju, niezależnie od miejsca przechowywania i przetwarzania danych. Podmioty Polaris przetwarzające takie dane będą zobowiązane do udzielenia takiego dostępu bezpośrednio lub za pośrednictwem innego podmiotu Polaris. Wszelkie wnioski o dostęp do danych należy wysyłać na adres:

Polaris Polska Sp.z o.o.

ul. Wspólna 3a

45-837 Opole

Polaris umożliwi Państwu przeglądanie Państwa Danych za uprzednim powiadomieniem (w terminie do 30 dni) i w określonych godzinach (nie częściej, niż raz na 6 miesięcy). Mogą się Państwo również skontaktować z Administratorem w celu uzyskania informacji na temat niniejszych Standardów czy też Państwa Danych lub wycofania zgody na ich przetwarzanie. Wszelkie pisma wysyłane do Administratora w celach innych, aniżeli powyższe, zostaną odrzucone. W przypadku odmowy dostępu lub możliwości korekty danych, przedstawione zostaną powody takiej odmowy, a wniosek o dostęp oraz przyczyna odmowy dostępu zostaną zarejestrowane. Jeżeli udowodnią Państwo, że cel, w którym dane są przetwarzane, nie jest już zgodny z prawem lub właściwy, dane zostaną usunięte chyba, że obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej. W przypadku nieprawidłowych czy niekompletnych Danych Kandydatów, mogą Państwo zażądać ich zmiany składając nowe CV zawierające aktualne dane (np. nowy adres zamieszkania lub zmiana nazwiska). Mogą Państwo również wycofać swoją zgodę wysyłając wiadomość elektroniczną na następujący adres e-mail: dane.osobowe@polaris.com

Prawa i mechanizmy egzekwowania Standardów

Wszystkie podmioty Polaris mają obowiązek egzekwowania niniejszych Standardów. Wszystkie osoby mające dostęp do Danych Kandydatów mają obowiązek stosować się do niniejszych Standardów. W niektórych krajach naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych może skutkować karą i/lub roszczeniem o odszkodowanie. Jeżeli jakikolwiek Kandydat uzna, że jego Dane Osobowe zostały przetworzone w sposób niezgodny z niniejszymi Standardami, może powiadomić o tym Administratora Polaris. Jeżeli Kandydat ma obawy, że niniejsze Standardy zostały naruszone przez podmiot Polaris znajdujący się w kraju innym, aniżeli kraj Kandydata lub podmiotu Polaris eksportującego dane, Kandydat może zażądać pomocy ze strony takiego eksportującego podmiotu. Podmiot Polaris udzieli Kandydatowi pomocy w ustaleniu okoliczności zarzucanego naruszenia. Jeżeli naruszenie zostanie potwierdzone, podmiot przekazujący i podmiot otrzymujący wspólnie z innymi osobami podejmą działania w celu rozstrzygnięcia takiej kwestii we właściwy sposób, zgodnie z niniejszymi Standardami. Jeżeli Administrator lub Przedstawiciel Polaris nie rozwiąże takiego problemu, może on zostać przekazany Dyrektorowi Personalnemu Polaris Polska.. Dyrektor Personalny odpowiedzialny jest za nadzorowanie stosowania niniejszych Standardów oraz rozwiązywania wszelkich problemów i kwestii wynikających w związku z przetwarzaniem przez Polaris Danych Kandydatów zgodnie z niniejszymi Standarami. Z Dyerktorem Personalnym można skontaktować się pod następującym adresem:

Dyrektor Personalny Polaris Polska

Ul. Wspólna 3a

45-837 Opole

Procesy opisane w niniejszych Standardach stanowią uzupełnienie wszelkich innych środków prawnych oraz procesów rozstrzygania sporów zapewnianych przez Polaris i/lub dostępnych w ramach obowiązujących przepisów.

Procedury kontrolne

W celu zapewnienia egzekwowania niniejszych Standardów Polaris będzie również przeprowadzać coroczne kontrole przy pomocy wewnętrznego Działu Audytu, który działa niezależnie od kierownictwa liniowego. Raporty z wyników kontroli przeprowadzanych przez Dział Audytu będą składane na ręce Dyerktora Personalnego Globalnych Operacji Polaris Industries Inc. oraz Wiceprezesa ds. Personalnych Polaris Industries Inc.

Informacje na temat Standardów

Oprócz szkoleń dotyczących niniejszych Standardów Polaris przekazywać będzie informacje na ten temat obecnym i nowym pracownikom publikując je na wybranych stronach intranetowych Polaris lub dostarczając link do Standardów na aplikacjach IT, w ramach których Dane Kandydatów będą zbierane lub przetwarzane.

Zmiany Standardów

Polaris zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszych Standardach, jeżeli zajdzie taka potrzeba, np. w celu zapewnienia zgodności ze zmienionymi przepisami prawa, praktykami czy procedurami Polaris czy wymogami ze strony organów ochrony danych. Wszelkie zmiany w Standardach muszą być zatwierdzone dla swojej ważności przez Dyrektora Personalnego Polaris Polska. Jeżeli Polaris wprowadzi zmiany w Standardach, przedłoży je do zatwierdzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami. Polaris powiadomi swoich pracowników i inne osoby (np. osoby odwiedzające strony internetowe Polaris w celu przedłożenia Danych Kandydatów w ramach ubiegania się o pracę) o wszelkich istotnych zmianach w niniejszych Standardach. Polaris opublikuje wszelkie zmiany w Standardach na odpowiednich stronach internetowych i intranetowych. Postanowienia niniejszych Standardów po ich wdrożeniu zastępują wszelkie inne, obowiązujące wytyczne spółki dotyczące zachowania prywatności w ramach przetwarzania Danych Kandydatów. Wszystkie strony takich umów zostaną powiadomione o dniu wejścia w życie niniejszych Standardów.

Zobowiązania wobec Organów ochrony danych

Polaris będzie w sposób właściwy realizować wszystkie wnioski ze strony organów ochrony danych dotyczące niniejszych Standardów lub zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prawa prywatności. Pracownicy Polaris, którzy otrzymają takie wnioski skontaktują się z lokalnym Przedstawicielem lub doradcą prawnym. Na wniosek organów ochrony danych Polaris dostarczy im listę zawierającą informacje na temat osób kontaktowych. W przypadku przekazywania Danych Kandydatów pomiędzy podmiotami Polaris, podmiot wysyłający i otrzymujący (i) współpracować będą z organami ochrony danych, którym podlega podmiot eksportujący dane; oraz (ii) stosować się będą do decyzji takich organów zgodnie z obowiązującymi przepisami i właściwymi procedurami prawnymi.

ZAŁĄCZNIK 1

Prawa i obowiązki dotyczące Danych Kandydatów zbieranych na terenie UE/EOG i przetwarzanych w innych lokalizacjach

Oprócz praw i obowiązków określonych w Standardach Ochrony Danych Kandydatów Polaris („Standardy”) lub innych, istniejących praw i obowiązków, wobec Danych Kandydatów zebranych przez podmioty Polaris na terenie Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego i przetwarzanych w innych lokalizacjach zastosowanie będą mieć zasady ustanowione w Dyrektywie 95/46/WE ("Europejska Dyrektywa w sprawie Ochrony Danych Osobowych"). W jurysdykcjach, w których obowiązuje niniejszy Załącznik, do jego postanowień będą mieć również zastosowanie prawa i mechanizmy egzekwowania wymienione w Standardach. Poniższe postanowienia nie mają na celu udzielenia pracownikom dodatkowych praw czy nałożenia dodatkowych obowiązków, wykraczających poza prawa i obowiązki nałożone przez Europejską Dyrektywę w sprawie ochrony danych osobowych:

W celu rozpoczęcia procesu rekrutacji wymagana jest Państwa zgoda. Jeżeli akceptują Państwo powyższe wytyczne dotyczące zachowania prywatności, prosimy kliknąć na przycisk Dalej znajdujący się w dolnej części ekranu.